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La communication des dossiers d’aide sociale à l’enfance

L’aide sociale à l’enfance désigne tout à la fois une politique publique et le service chargé de la mettre en œuvre. Héritiers de ceux de l’assistance publique, les services de l’aide sociale à l’enfance relèvent, depuis les lois de décentralisation de 1982 et 1983, des collectivités départementales.

Il n’existe pas de régime d’accès spécifique aux dossiers d’aide sociale à l’enfance. Déterminer leur communicabilité peut toutefois, selon leur contenu, s’avérer complexe.

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Les règles d’accès aux documents publics : @docs, une application pour vous guider

Le droit d’accès aux documents publics (documents administratifs et documents juridictionnels, qui sont également tous, en droit, des archives publiques) est un véritable maquis. Au régime de droit commun constitué par le code des relations entre le public et l’administration (CRPA, livre III) et le code du patrimoine (article L. 213-1 et suivants), articulés entre eux, s’ajoutent plusieurs centaines de dispositions sectorielles qui y dérogent. On les retrouve dans une multitude de textes (code électoral, code de la santé publique, code de l’environnement, code de l’action sociale et des familles, livre des procédures fiscales, code de l’organisation de la justice, code de procédure pénale, code du commerce, etc.). 

A défaut de pouvoir simplifier ce corpus dans un délai bref, comme le préconisait Christine Nougaret, alors vice-présidente du Conseil supérieur des archives,  dans son rapport “Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique” (2017), le service interministériel des Archives de France (bureau des études et des partenariats scientifiques) a créé un outil permettant de le rendre plus intelligible. Ainsi est née l’application @docs qui permet aux citoyens, mais aussi aux archivistes et autres agents publics, de connaître, sous la forme d’un “arbre de décisions”, les règles d’accès (communication, reproduction, recours en cas de refus, textes applicables) aux typologies de documents les plus couramment demandées par les usagers. L’interrogation se fait par thématiques, puis par type de documents.

L’application sera régulièrement complétée et ajustée, au fur et à mesure des changements législatifs et réglementaires et de l’apparition de nouvelles typologies. Tout type usuel de document absent d’@docs peut être signalé au SIAF, qui répondra aussi à toute interrogation.

Contact : francearchives.siaf@culture.gouv.fr

 

 

La diffusion des archives sur Internet : de nouvelles règles

La diffusion des documents administratifs comportant des données à caractère personnel doit respecter les conditions fixées par un nouveau texte réglementaire : le décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 “relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation”,  codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

Les documents administratifs étant des archives publiques, ce décret fixe donc les règles de diffusion sur Internet d’une partie des archives publiques, celles qui sont également des documents administratifs. Les documents de nature juridictionnelle (par exemple les actes de l’état civil, les minutes des notaires, les jugements et les dossiers de procédure judiciaire) ne relèvent pas des règles déterminées par ce décret.

Le décret ne porte que sur les documents librement communicables  qui comportent des données à caractère personnel, c’est-à-dire des informations se rapportant à des personnes physiques (donc vivantes) identifiées ou identifiables, directement ou indirectement. A son 9°, le décret détermine les conditions de diffusion des documents administratifs conservés par les services publics d’archives. 

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La tarification des recherches dans les services publics d’archives

Le contexte général

L’accès aux documents et informations publiques, mission majeure des services d’archives, est libre – sous réserve des délais de communicabilité – et gratuit pour tous. Ce principe fondateur du droit des archives en France est affirmé dès la loi du 7 messidor an II1. Il est à nouveau inscrit dans la loi en 2008 (loi sur les archives du 15 juillet 2008, articulée avec la loi du 17 juillet 1978, dite « loi CADA », aujourd’hui codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration – CRPA)2. Cependant, ce principe général n’a jamais signifié qu’aucun paiement de frais ne pouvait être exigé des usagers. On peut ainsi facturer la reproduction des documents, selon un tarif réglementé, ou encore exiger des redevances en contrepartie de la réutilisation des “informations issues des opérations de numérisation”.

Qu’en est-il des recherches faites à la demande des usagers ?

L’accès à une information nécessite son identification et le repérage du document qui la contient. Ce travail est à la charge du lecteur, mais la pratique du droit d’accès et la déontologie des archivistes amènent parfois ces derniers à effectuer une partie de la recherche. Si les éléments d’identification fournis aux archivistes ne sont pas suffisamment précis, la recherche du document s’avère parfois longue et complexe, ce qui amène certains services publics d’archives à mettre en place une tarification pour procéder à ce service à l’usager.

À la demande du département des Côtes-d’Armor, la CADA a formulé le 30 novembre 2017 un conseil concernant la tarification des recherches demandées par correspondance (Conseil_20174466). Ce conseil porte sur la tarification des coûts de recherche par le personnel du service d’archives et ne s’intéresse pas à la question des tarifs de reproduction, toujours encadrés par l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif qui précise les tarifs de reproduction en fonction du support de reproduction, feuille A4 ou A3, disquette ou CD-rom.

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Le nouveau régime juridique de la réutilisation des informations publiques

 

Une définition pour commencer…

La réutilisation des informations publiques est une utilisation par un tiers à d’autres fins que celles de la mission de service public pour laquelle les documents ont été produits ou reçus. Ainsi, par exemple, l’exploitation par des sociétés privées des résultats d’examens d’une académie ou des prix des carburants collectés par le ministère des finances est-elle une réutilisation. Dans le domaine de la culture,  la réédition par un tiers d’affiches ou de cartes postales ou la fabrication de parapluies reproduisant la Joconde sont des réutilisations. La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a également estimé que l’exploitation par une entreprise commerciale de généalogie des actes paroissiaux et d’état civil était une réutilisation.

Un régime juridique récemment modifié

Le régime juridique de la réutilisation des informations publiques, issu du droit européen, a été complètement modifié par deux lois récentes : la loi du 28 décembre 2015 relative à la gratuité et aux modalités de la réutilisation des informations du secteur public, dite loi Valter, et la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016, portée par Axelle Lemaire.

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Amnistie et communicabilité

Dans sa séance du 21 juillet 2016, la Commission d’accès aux documents administratifs a eu l’occasion de délibérer sur un cas de figure qui n’avait pas encore vraiment fait l’objet d’une clarification : la communicabilité de documents comportant des sanctions administratives ou judiciaires ayant fait l’objet d’une amnistie (Avis CADA n°20161393).

Les conséquences de l’amnistie sur l’accès aux archives

Ainsi que l’ont souligné Marie Ranquet et Aude Rœlly dans leur article intitulé « Entre oubli et mémoire, l’archiviste funambule », l’amnistie peut être considérée comme un oubli institutionnalisé, volontaire et assumé, à des fins de pacification, d’apaisement ou encore de pardon. C’est en ce sens qu’a été conçu l’article L. 133-11 du code pénal qui énonce qu’il « est interdit à toute personne qui, dans l’exercice de ses fonctions, a connaissance de condamnations pénales, de sanctions disciplinaires ou professionnelles ou d’interdictions, déchéances et incapacités effacées par l’amnistie, d’en rappeler l’existence sous quelque forme que ce soit ou d’en laisser subsister la mention dans un document quelconque. » Cette disposition générale justifiait jusque-là le refus de communiquer les documents concernés. Elle pose néanmoins des problèmes parfois insolubles aux archivistes, en particulier sur deux points.

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Les « affaires portées devant les juridictions » : quel délai ?

Les archivistes le savent : les documents « relatifs aux affaires portées devant les juridictions » sont soumis au délai de 75 ans à compter de la date de clôture du dossier, délai qui peut être porté à 100 ans si l’intéressé est un mineur ou si l’affaire met en cause l’intimité de la vie sexuelle des personnes, ou au contraire réduit à 25 ans après le décès des intéressés1. Mais qu’entend-on au juste par « affaires portées devant les juridictions » ? L’interprétation de cette disposition n’est guère aisée.

Or, la CADA vient de rendre un avis passionnant qui aborde la question de ce délai applicable aux affaires portées devant les juridictions2. En cause, le refus exprimé par le Ministère des Affaires étrangères et du développement international (MAE) à une demande d’accès par dérogation aux archives publiques, refus porté devant la CADA. Le MAE a estimé que les documents visés par la demande de dérogation étaient «relatifs aux affaires portées devant les juridictions », ce qui a motivé l’application d’un délai de 75 ans, que la CADA a jugé inadapté aux documents en question. Penchons-nous sur son interprétation.

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  1. Article L. 213-2 du Code du patrimoine, II, 4e c). []
  2. Avis 20144431 du 5 février 2015. []