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La certification de copie conforme à l’original

La certification de la conformité d’une copie est une procédure qui permet d’attester l’exactitude matérielle d’une copie au regard du document original qu’elle reproduit. Encadrée par le code des relations entre le public et l’administration et le code du patrimoine, elle peut être délivrée par les services publics d’archives[1].

  1. Définition de la certification conforme

La certification de copie conforme atteste la parfaite similitude entre une copie et le document original. Elle évite ainsi les risques de contestation du contenu et/ou de falsification d’une copie.

Le code du patrimoine dispose que les copies conformes doivent « reproduire littéralement le texte original, sans résoudre les abréviations et en respectant l’orthographe. Elles ne doivent comporter ni lacune, ni surcharge, ni addition dans le corps du texte. Les renvois en marge et les mots rayés nuls doivent être approuvés et paraphés de la même manière que le corps du texte »[2]. De même, « les copies conformes de plans doivent être exécutées à la même échelle que l’original[3] ».

En conséquence, la certification conforme doit être réalisée par le service qui conserve le document[4], de sorte que les services publics d’archives peuvent être amenés à certifier conformes des copies de documents qu’ils conservent.

  1. L’authentification d’un acte public

La certification conforme est distincte de l’authentification d’un acte public. Défini à l’article 1369 du code civil, un acte authentique « est celui qui a été reçu, avec les solennités requises, par un officier public ayant compétence et qualité pour instrumenter. » Dès lors, l’authentification d’un acte ne peut être réalisée que par un officier public. Cette procédure, qui comprend la légalisation et l’apostille[5], concerne les actes publics français destinés à être présentés à une autorité d’un pays étranger. Elle vérifie la qualité du signataire ayant certifié conforme le document et authentifie par là même sa signature.

En d’autres termes, les services publics d’archives ne sont pas compétents pour authentifier un document qu’ils conservent. En revanche, il est possible pour un usager de faire authentifier par un officier public une copie préalablement certifiée conforme à l’original par le service public d’archives qui conserve le document original.

  1. Le cadre juridique

3.1 Rappel historique

La possibilité pour un usager de demander la copie conforme d’un document découle directement de la loi du 7 messidor an II (25 juin 1794). En effet, l’article 37de cette loi[6] a institué la publicité des archives et a créé le droit, pour tous ceux qui en font la demande, d’obtenir des expéditions de documents contre le paiement d’une redevance.

En réponse aux excès que cette disposition ne semble pas avoir manqué d’engendrer – certains lecteurs y trouvant le moyen d’obtenir la transcription de textes difficilement déchiffrables –, la loi de finances du 29 décembre 1888 (titre Ier, article 2) est venue circonscrire, près d’un siècle plus tard, cette possibilité aux « titres relatifs à l’état des personnes et des biens qui sont déposés dans les archives nationales et départementales » et ce à destination des seuls « intéressés ». Ce cadre est précisé par Charles Braibant, directeur des Archives de France, dans la circulaire AD 53-13 du 29 juillet 1953 relative à la délivrance de copies authentiques. Cette circulaire insiste sur le fait que l’archiviste n’est tenu de délivrer d’expéditions que pour les titres relatifs à l’état des personnes et des biens, le demandeur ayant par ailleurs justifié que l’expédition était destinée à établir un droit »[7].

3.2 Modalités de délivrance des copies certifiées conforme

Aujourd’hui, le code du patrimoine fixe les modalités de délivrance des copies conformes des documents conservés dans les services publics d’archives

Une copie conforme peut être délivrée exclusivement pour :

  • Un motif administratif ;
  • Un motif judiciaire ;
  • Ou pour établir la preuve d’un droit.

Dès lors, il appartient au demandeur de justifier du motif de sa demande, comme stipulé à l’article R.213-1 du code du patrimoine.

Il convient néanmoins de préciser que, depuis 2001, une administration française ne peut plus exiger, dans le cadre d’une procédure administrative, « la certification conforme à l’original des photocopies de documents délivrés par une administration et pour lesquelles une simple photocopie n’est pas déjà admise par un texte réglementaire »[8].

En conséquence, la délivrance de copies certifiées conforme pour un motif administratif n’est depuis lors recevable que lorsque cette demande est formulée par une administration étrangère (art. R.113-10 du CRPA).

En résumé :

  1. La mise en œuvre de la certification conforme dans les services publics d’archives

Le code du patrimoine prévoit, d’une part, la mention à faire apparaître sur la copie du document de manière à la certifier et désigne, d’autre part, les personnes compétentes pour procéder à cette certification.

Depuis 2016, en application de l’article R. 213-2 du code du patrimoine, la formule conférant caractère de conformité à une copie, reproduction ou extrait de documents conservés dans les services d’archives est la suivante :

« Vu et certifié conforme à l’original. Ce document n’a pas de valeur authentique au sens de l’article 1369 du code civil[9]. »

Elle doit être suivie de la date de délivrance du visa, ainsi que du timbre, tampon ou sceau et de la signature de la personne qualifiée aux termes de l’article R. 213-5[10] du code du patrimoine, ou de son délégué[11].

Enfin, un droit de visa, dont le montant a été fixé par décret à 3 euros par unité d’opération[12], peut être perçu pour authentifier les copies, reproductions et extraits de documents conservés dans les services d’archives publics[13], auquel peuvent s’ajouter les frais de copie et d’envoi[14].

[1]Bien que les références juridiques qu’elle vise aient été depuis mises à jour, notamment par la codification de la partie règlementaire du code du patrimoine, la circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/007 du 23 juillet 2010 concernant les règles relatives à la certification conforme des documents conservés dans les dépôts d’archives publics est toujours en vigueur.

[2]  Article R. 213-3 du code du patrimoine.

[3] Voir l’article R. 213-4 du code du patrimoine. Le second alinéa de cet article précise en outre que les copies de plans « ne peuvent être exécutées que par des hommes de l’art ». Cette formulation ancienne, perpétuée par les textes, ne doit pas être entendue strictement : la photocopie ou la copie numérique d’un plan peut être certifiée conforme.

[4] Voir l’article R. 213-5 du code du patrimoine.

[5] La légalisation est la procédure d’authentification préalable de la signature de l’autorité ayant délivré le document. L’apostille est une procédure simplifiée de légalisation. Elle remplace la légalisation pour les pays où elle s’applique. En pratique, la légalisation et l’apostille sont un cachet officiel ajouté sur le document. Le notariat accomplit les formalités de l’apostille depuis le 1ermai 2025, et de légalisation depuis le 1er septembre 2025 (source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1400).

[6] « Tout citoyen pourra demander dans tous les dépôts, aux jours et aux heures qui seront fixés, communication des pièces qu’ils renferment : elle leur sera donnée sans frais et sans déplacement, et avec les précautions convenables de surveillance. Les expéditions ou extraits qui en seront demandés, seront délivrés à raison de quinze sous du rôle. »

[7] Code des Archives de France, t. II, Organisation technique des Archives départementales […], Paris, Imprimerie nationale, 1958, p. 212-213.

[8] Article R.113-10 du code des relations entre le public et l’administration, qui reprennent les dispositions prévues au décret n°2001-899 du 1er octobre 2001 portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives.

[9] Article R. 213-2 du code du patrimoine.

[10] Les visas de conformité de copies, reproductions et extraits sont délivrés :

a) Pour les documents conservés par les services des archives nationales, par le directeur du service concerné ;

b) Pour les documents conservés par les services d’archives relevant du ministère des affaires étrangères ou du ministère de la défense, par les chefs des services d’archives de ces ministères ;

c) Pour les documents conservés par les services d’archives des régions, par le président du conseil régional ;

d) Pour les documents conservés par les services d’archives des départements, par le directeur du service départemental d’archives ;

e) Pour les documents conservés par les services d’archives des groupements de collectivités territoriales, par le président du groupement ;

f) Pour les documents conservés par les services d’archives des communes, par le maire ;

g) Pour les documents conservés comme archives intermédiaires par le service, l’établissement ou l’organisme qui les a produits, par l’autorité dont ils dépendent ; la même règle s’applique aux documents conservés par les services, établissements et organismes autorisés à gérer eux-mêmes leurs archives en application du I de l’article  212-4et aux archives déposées dans les conditions prévues au II du même article.

[11] Article R. 213-2 du code du patrimoine.

[12] Cette notion s’apprécie d’un point de vue strictement matériel : chaque page composant la copie constitue une unité d’opération. Dans le cas où un acte de mariage serait constitué de deux pages, il y aurait deux pages à reproduire et à certifier.

[13] Articles L.213-8 , R. 213-9 et D. 213-10 du code du patrimoine

[14] Les frais de copie ou d’envoi sont fixés par l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif.

 

L’affaire Chasseloup-Laubat : quelques enseignements

Avec quinze années de procédure (2003-2018) et neuf tribunaux successifs qui ont eu à en connaître, l’affaire Chasseloup-Laubat fera date dans le monde des archives. Puisqu’elle est désormais close, et que la question qu’elle soulève – la revendication des archives publiques mises sur le marché – fait désormais partie du quotidien de la profession, il n’est pas inutile d’en examiner les conclusions.

Commençons par un rappel des faits : le 4 juin 2003, les descendants du général d’Empire François de Chasseloup-Laubat (1754-1833), inspecteur général du génie, mettent en vente à Poitiers une partie des archives de leur aïeul, soit environ 250 plans et élévations de places fortes. Rappelons que le début du 19e siècle est l’âge d’or du dessin d’architecture, et que ces pièces ont une valeur esthétique indéniable. Une analyse rapide du catalogue montre sans doute possible qu’elles sont l’œuvre d’officiers placés sous les ordres du général. Plusieurs d’entre elles portent des estampilles de fonction, et une quinzaine porte même le cachet du Dépôt des fortifications, service d’archives du Génie créé en 1791. La qualité d’archives publiques saute aux yeux : le ministère de la Défense demande donc, en application de la loi de 1979, que cet ensemble soit retiré de la vente.

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La tarification des recherches dans les services publics d’archives

Le contexte général

L’accès aux documents et informations publiques, mission majeure des services d’archives, est libre – sous réserve des délais de communicabilité – et gratuit pour tous. Ce principe fondateur du droit des archives en France est affirmé dès la loi du 7 messidor an II1. Il est à nouveau inscrit dans la loi en 2008 (loi sur les archives du 15 juillet 2008, articulée avec la loi du 17 juillet 1978, dite « loi CADA », aujourd’hui codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration – CRPA)2. Cependant, ce principe général n’a jamais signifié qu’aucun paiement de frais ne pouvait être exigé des usagers. On peut ainsi facturer la reproduction des documents, selon un tarif réglementé, ou encore exiger des redevances en contrepartie de la réutilisation des “informations issues des opérations de numérisation”.

Qu’en est-il des recherches faites à la demande des usagers ?

L’accès à une information nécessite son identification et le repérage du document qui la contient. Ce travail est à la charge du lecteur, mais la pratique du droit d’accès et la déontologie des archivistes amènent parfois ces derniers à effectuer une partie de la recherche. Si les éléments d’identification fournis aux archivistes ne sont pas suffisamment précis, la recherche du document s’avère parfois longue et complexe, ce qui amène certains services publics d’archives à mettre en place une tarification pour procéder à ce service à l’usager.

À la demande du département des Côtes-d’Armor, la CADA a formulé le 30 novembre 2017 un conseil concernant la tarification des recherches demandées par correspondance (Conseil_20174466). Ce conseil porte sur la tarification des coûts de recherche par le personnel du service d’archives et ne s’intéresse pas à la question des tarifs de reproduction, toujours encadrés par l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif qui précise les tarifs de reproduction en fonction du support de reproduction, feuille A4 ou A3, disquette ou CD-rom.

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Le statut des archives du général de Gaulle et du maréchal Pétain pendant la période 1940-1944

 

Dans une décision très attendue à la fois par les archivistes, les historiens, les juristes et le marché de l’art, le Conseil d’État statuant au contentieux a, le 13 avril 2018[1], rejeté le pourvoi en cassation introduit devant lui par l’association du musée des lettres et manuscrits et la société Aristophil dans le cadre d’une action en revendication engagée en 2012 par le ministère de la culture de 313 brouillons manuscrits de télégrammes adressés par le général de Gaulle du 11 décembre 1940 au 11 décembre 1942 aux cadres de la France libre, militaires et civils, ainsi qu’à différents chefs d’État.

Le Conseil d’État était saisi d’un pourvoi en cassation d’un jugement rendu le 12 mai 2017 par le tribunal administratif de Paris sur renvoi par la cour d’appel de Paris de la question préjudicielle portant sur la qualification d’archives publiques des documents revendiqués détenus par les requérants.

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Le RGPD et les archives

Le Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel ou RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les Etats membres de l’Union européenne. La plupart de ses dispositions sont d’application directe.

Le RGPD est complété par la loi du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Libertés, modifiée à plusieurs reprises. Elle l’a été en 2018 par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, qui a servi à “implémenter” le RGPD en droit national et porte transposition de la directive européenne 2016/680 relative aux “données pénales”, puis par l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 qui a restructuré la loi Informatique et Libertés pour la rendre plus lisible et procéder à des mises en cohérence, entrée en vigueur le 1er juin 2019.

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Données à caractère personnel : un nouveau règlement

Après quatre ans de négociations, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) est paru au JO de l’Union européenne du 4 mai dernier.

Comme tout règlement européen, ce texte ne nécessite pas de transposition en droit français mais est directement applicable. Son article 99 prévoit une application à partir du 25 mai 2018.

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Archives et « Trésors nationaux »

Une loi portant diverses mesures d’adaptation au droit de l’Union européenne dans le domaine de la propriété intellectuelle et artistique et du patrimoine culturel a été promulguée le 20 février 2015.

Cette loi, véhicule de transposition de trois directives européennes, a modifié la définition des trésors nationaux, inscrite à l’article L. 111-1 du code du patrimoine, en y inscrivant expressément les archives publiques.

Il convient tout d’abord de préciser que, contrairement à ce que pourrait laisser entendre leur dénomination, les trésors nationaux ne sont pas uniquement composés des œuvres et des documents les plus exceptionnels, mais représentent la catégorie des biens culturels que chaque État décide de protéger.

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Le nouveau principe «silence vaut acceptation» et les archives

La loi n° 2013-1005 du 12 novembre 2013 a introduit le principe général selon lequel le silence gardé pendant deux mois par l’administration saisie par un usager vaut acceptation de sa demande. C’est le principe inverse qui prévalait en règle générale jusqu’alors.

Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 12 novembre 2014, après publication des décrets qui ont établi la liste des procédures dérogatoires au nouveau principe « silence vaut acceptation » (SVA).

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