La communication des dossiers d’aide sociale à l’enfance

L’aide sociale à l’enfance désigne tout à la fois une politique publique et le service chargé de la mettre en œuvre. Héritiers de ceux de l’assistance publique, les services de l’aide sociale à l’enfance relèvent, depuis les lois de décentralisation de 1982 et 1983, des collectivités départementales.

Il n’existe pas de régime d’accès spécifique aux dossiers d’aide sociale à l’enfance. Déterminer leur communicabilité peut toutefois, selon leur contenu, s’avérer complexe.

Quels délais de communicabilité s’appliquent ?

Les pièces qui constituent le dossier d’aide sociale à l’enfance peuvent relever de plusieurs délais de communicabilité différents :

  • 50 ans à compter de la date du document, si sa communication porte atteinte à la protection de la vie privée des personnes.
  • 50 ans à compter de la date du document, lorsqu’il comporte une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou lorsqu’il fait apparaître le comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice, qu’il s’agisse de l’enfant qui fait l’objet du dossier ou d’un tiers.
  • 100 ans à compter de la date du document, ou 25 ans à compter du décès de la personne si ce délai est plus bref, lorsqu’il est relatif aux affaires portées devant les juridictions, en l’occurrence lorsqu’il a été produit dans le cadre d’une procédure judicaire (placement, adoption, etc.). La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a, au fil de ses avis, déterminé les typologies de documents présents dans les dossiers d’aide sociale à l’enfance qui revêtaient un caractère judiciaire. Il s’agit, notamment, des décisions du juge (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative, etc.), des courriers qu’il adresse au service de l’aide sociale à l’enfance, ainsi que les documents élaborés à l’attention du juge par l’administration (courrier de saisine du procureur de la République, rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur, etc.).
  • 25 ans à compter du décès de la personne ou 120 ans à compter de sa naissance, si la date de décès n’est pas connue, si la communication du document porte atteinte au secret médical. Il s’agit, par exemple, des expertises ou des certificats médicaux parfois contenus le dossier.

À l’expiration des délais de communicabilité qui pèsent sur elles, les pièces du dossier d’aide sociale à l’enfance deviennent librement communicables à tous.

Le droit d’accès au dossier d’aide sociale à l’enfance

La personne qui fait l’objet du dossier dispose, en tant qu’« intéressé », d’un droit d’accès aux documents administratifs qui le concernent, en application de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Il peut ainsi obtenir communication de son dossier, sans formalité particulière, avant l’expiration des délais de communicabilité.

Toutefois, ce droit d’accès de l’intéressé connaît trois réserves :

  1. Il ne s’applique pas aux informations non librement communicables concernant des tiers, par exemple les autres membres de la fratrie de l’enfant qui fait l’objet du dossier.
  2. Il ne s’applique pas non plus aux documents qui ont été produits dans le cadre d’une procédure judiciaire (placement, adoption, etc.), qui, par conséquent, ne relèvent pas de la catégorie des documents administratifs.

Ces deux premières réserves sont levées à l’expiration des délais de communicabilité. Jusqu’à l’expiration de ces délais, l’intéressé doit formuler une demande d’accès par dérogation aux délais de communicabilité s’il souhaite consulter des documents qui en relèvent.

  1. Le droit d’accès dont dispose l’intéressé ne s’applique pas lorsque le dossier fait état de l’identité de ses parents biologiques et que ces derniers ont demandé la préservation du secret de leur identité lors de l’accouchement ou en confiant l’enfant au service de l’aide sociale à l’enfance. Dans ce cas, l’intéressé doit être orienté vers le Conseil national d’accès aux origines personnelles (CNAOP), seul habilité à lever le secret des origines.

Les modalités pratiques de communication du dossier d’aide sociale à l’enfance

En cas de demande d’accès à un dossier d’aide sociale à l’enfance, il convient tout d’abord de déterminer la communicabilité du dossier au demandeur, en fonction :

Plusieurs modalités de communication sont possibles selon les résultats de cette analyse. Elles sont valables indépendamment du service qui détient le dossier (service de l’aide sociale à l’enfance ou Archives départementales). Le droit d’accès aux archives publiques et aux documents administratifs s’applique en effet sans distinction du lieu de conservation des documents.

  • Option 2: l’analyse établit que le dossier est partiellement communicable au demandeur.
    Si l’occultation des mentions encore protégées ou l’extraction des documents non communicables est possible, le demandeur peut obtenir la communication immédiate de la partie librement communicable du dossier, sans formalité et selon les modalités rappelées dans l’option 1, en application de l’article L. 311-7 du code des relations entre le public et l’administration.

Il convient alors de signaler au demandeur qu’une partie du contenu a été occultée ou extraite et de lui proposer d’effectuer une demande d’accès par dérogation aux délais de communicabilité pour accéder à l’intégralité du contenu du dossier (voir option 3).

L’instruction des demandes d’accès anticipé par dérogation suit la procédure définie dans la note d’information DGPA/SIAF/2021/007 du 8 septembre 2021 relative à la mise en œuvre de la procédure d’accès anticipé par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques, que le dossier se trouve encore conservé par le service de l’aide sociale à l’enfance ou qu’il ait été versé aux Archives départementales.

En cas de refus, même partiel, opposé à sa demande, le demandeur peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs.

Hélène Zettel (5 mai 2022)



Citer ce billet
zettel (2022, 5 mai). La communication des dossiers d’aide sociale à l’enfance. Droit(s) des archives. Consulté le 28 mai 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/u5zl