La diffusion des archives sur Internet : de nouvelles règles

La diffusion des documents administratifs comportant des données à caractère personnel doit respecter les conditions fixées par un nouveau texte réglementaire : le décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 “relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation”,  codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

Les documents administratifs étant des archives publiques, ce décret fixe donc les règles de diffusion sur Internet d’une partie des archives publiques, celles qui sont également des documents administratifs. Les documents de nature juridictionnelle (par exemple les actes de l’état civil, les minutes des notaires, les jugements et les dossiers de procédure judiciaire) ne relèvent pas des règles déterminées par ce décret.

Le décret ne porte que sur les documents librement communicables  qui comportent des données à caractère personnel, c’est-à-dire des informations se rapportant à des personnes physiques (donc vivantes) identifiées ou identifiables, directement ou indirectement. A son 9°, le décret détermine les conditions de diffusion des documents administratifs conservés par les services publics d’archives. 

Ce décret remplace pour partie l’Autorisation unique n° 029 (AU 029) du 12 avril 2012 de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

En utilisant la formule “rendre public”, le décret vise la publication sur Internet et les autres modalités de publication assurant une “diffusion publique” au sens de la doctrine de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA – cf. fiche thématique sur son site Internet). Dans les services d’archives, seule la mise en ligne sur Internet est concernée ; les expositions physiques et les publications papier de ces services ne sont pas visées par ce décret. 

Le décret modifie sensiblement les règles précédemment fixées par l’AU 029. Il distingue tout d’abord deux catégories de documents : les archives elles-mêmes (fichiers-images des documents numérisés et archives nativement numériques) et les instruments de recherche qui les décrivent.

Les documents numérisés et les archives nativement numériques comportant des données à caractère personnel peuvent désormais être publiés sur Internet lorsqu’ils sont ou deviennent librement communicables au regard des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine. Échappent cependant à cette règle les documents comportant des “données sensibles” au sens des articles 6 et 46 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 (précédemment articles 8 et 9) : données qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes, données génétiques, données biométriques, données qui concernent la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, données relatives aux condamnations pénales, aux infractions, aux mesures de sûreté. Les documents comportant ce type de données ne pourront être diffusés qu’au terme d’un délai de 100 ans – ou du délai de communicabilité fixé par le code du patrimoine s’il est supérieur à 100 ans (secret médical dans certains cas).

A titre d’exemples, les registres des hypothèques ou de l’enregistrement peuvent désormais être diffusés en ligne dès 50 ans (contre 100 ans précédemment), les listes nominatives du recensement de la population au terme de 75 ans (au lieu de 100 ans), les registres d’écrou des prisons au terme de 100 ans alors qu’ils ne pouvaient pas l’être, quelle que soit leur date, selon l’AU 029.

Le décret réserve un cas particulier aux instruments de recherche. Synthétiques et destinés à guider le chercheur, ils bénéficient d’un régime de diffusion plus libéral que les documents qu’ils décrivent. Le décret permet leur mise en ligne à partir du moment où ils sont librement communicables, sauf lorsqu’ils comportent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions et aux mesures de sûreté (article 46 de la loi Informatique et Libertés). Dans ce cas, c’est le délai de 100 ans qui s’applique, calculé à compter de la date des documents décrits.

Ainsi, des instruments de recherche comportant des données sensibles au sens de l’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 peuvent désormais être mis en ligne dès leur libre communicabilité, souvent à l’expiration du délai de 50 ans. Il convient toutefois de rappeler que le décret fixe le cadre des “possibles”, mais que l’on doit, s’agissant de certaines données sensibles concernant des personnes potentiellement vivantes, systématiquement s’interroger sur l’opportunité de la mise en ligne en recourant à une réflexion déontologique et collective.

Qu’il s’agisse des archives elles-mêmes ou des instruments de recherche, le décret prévoit que l’on puisse déroger aux délais qu’il fixe, sur autorisation de la CNIL après demande motivée, pour une mise en ligne anticipée.

En ce qui concerne les documents de nature juridictionnelle, qui ne sont pas visés par le décret, deux cas de figure se présentent :

  • ils relevaient de l’AU 029 : dans ce cas, ce texte doit continuer de servir de “guide”. Les délais prévus par l’AU 029 pour les actes d’état civil doivent donc continuer à être appliqués : 25 ans pour les actes de décès, 75 ans pour les actes de mariage, 100 ans pour les actes de naissance avec mentions marginales.
  • ils étaient exclus du champ d’application de l’AU 029 : c’est le cas des documents relatifs aux infractions, condamnations et mesures de sûreté (dossiers de procédure judiciaire par exemple). Un délai de 100 ans paraît cohérent avec les règles édictées par le décret pour les documents administratifs comportant le même type d’informations.

Les règles de diffusion sur Internet des documents d’archives et des instruments de recherche constituent, aux termes de l’article 36 de la loi Informatique et Libertés, une part des conditions et garanties appropriées prévues à l’article 89 du règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (RGPD) en contrepartie desquelles les archives dérogent à certains droits des personnes (droit à l’oubli, droit de rectification, d’opposition, etc. – cf. billet Le RGPD et les archives). Une application rigoureuse de ces règles et une approche déontologique seront les garants de la pérennité des exceptions aux règles de droit commun du RGPD dont les archives bénéficient.

 

Nouvelles règles de diffusion des archives publiques et des instruments de recherche  
(tableau élaboré par les Archives départementales du Puy-de-Dôme, en collaboration avec le Service interministériel des Archives de France)

Informations contenues dans des… contiennent des DCP nature des documents sensibilité des DCP
(loi 06/01/1978)
texte à appliquer possibilité de diffusion sur Internet
fonds d’archives publiques oui administratifs non librement communicables   décret 10/12/2018 non
librement communicables hors art. 6 et 46 délai de communicabilité
(code du patrimoine L. 213-1 et L. 213-2)
art. 6 et 46 100 ans à/c date du document ou CP L213-2 si plus long (sauf si autorisation CNIL)
de nature juridictionnelle état civil recommandations SIAF  25 ans (D), 75 ans (M), 100 ans (N avec mentions marginales)
autres documents (notamment dossiers de procédure) 100 ans à/c date du document ou CP  L. 213-2 si plus long
non tous documents code du patrimoine délai de communicabilité
(CP L. 213-1 et L. 213-2)
instruments de recherche oui hors art. 46 décret 10/12/2018 délai de communicabilité des informations contenues dans l’IR
(CP L. 213-1 et L. 213-2)
art. 46 100 ans à/c date du document décrit dans l’IR ou CP L231-2 si plus long
non tous IR   code du patrimoine délais de communicabilité (CP L. 213-1 et L. 213-2)

DCP : informations se rapportant à une personne physique vivante identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, que ces informations soient ou non couvertes par le secret de la vie privée.
Art. 6 de la loi du 6 janvier 1978 : données qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes, données génétiques, données biométriques, données qui concernent la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.
Art. 46 de la loi du 6 janvier 1978 : données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté.

Bruno Ricard

15 février 2019, mise à jour le 18 juin 2019

 

 

 

 


3 réflexions sur « La diffusion des archives sur Internet : de nouvelles règles »

  1. Bonjour,
    Je me permets ce commentaire car je ne comprends pas la dernière ligne du tableau, concernant les instruments de recherche.
    Vous indiquez que la possibilité de diffusion sur internet répond aux délais de communicabilité du code du patrimoine lorsque les IR ne contiennent pas de données à caractère personnel (DCP) ??
    Par exemple, cela veut-il dire qu’un IR proposant des dossiers d’enseignants non communicables dont les données ont été anonymisés dans le corps de l’inventaire ne peut pas être mis en ligne dès sa validation ? Il ne pourrait donc être publié sur internet qu’après un délai de 50 ans ?
    En vous remerciant par avance.

    1. La dernière ligne du tableau vise les instruments de recherche qui ne comportent pas de données à caractère personnel, soit qu’ils aient été anonymisés, soit qu’il n’en aient jamais comporté. Dans ce cas, il convient de déterminer si ces IR mettent eux-mêmes en cause des secrets et intérêts protégés par loi autres que ceux attachés à des personnes (par exemple secret des délibérations du gouvernement ou atteinte à la conduite des relations extérieures). Ils sont donc soit librement communicables et immédiatement diffusables, soit communicables et diffusables au terme des délais prévus par le L. 213-2 du code du patrimoine.
      S’agissant de l’exemple que vous citez, l’IR anonymisé est immédiatement communicable et diffusable puisqu’il ne comporte ni données à caractère personnel ni secrets protégés par la loi, même si les dossiers décrits ne sont pas encore librement communicables. Je précise toutefois qu’un IR décrivant une série de dossiers nominatifs d’agents publics et mentionnant leurs (seuls) noms est librement communicable et diffusable (doctrine CADA), sauf s’il est de nature à présenter un risque pour la sécurité des personnes mentionnées (inventaires nominatifs de personnels du ministère de l’intérieur par exemple). Il convient de procéder à un examen au cas par cas. N’hésitez pas à interroger le SIAF.

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