L’AU 029 de la CNIL : Cadre juridique de la mise en ligne des documents d’archives sur Internet

Les services publics d’archives ont commencé à publier sur Internet des archives numérisées il y a plus de dix ans. S’est alors posée la question des délais de mise en ligne, à laquelle des réponses diverses ont été dans un premier temps apportées. Certains archivistes ont en effet appliqué les délais de communicabilité déterminés par le code du patrimoine quand d’autres n’ont mis en ligne que des documents de plus de 100 ou 120 ans.

La Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a apporté une réponse à cette question par sa délibération du 12 avril 2012, dite AU 029, « portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de publication par les services d’archives publics ». Par cette délibération, la CNIL a déterminé plusieurs délais de mise en ligne – différents des délais de communicabilité – des documents comportant des données à caractère personnel :

  • 25 ans pour les actes de décès de l’état civil ;
  • 75 ans pour les actes de mariage de l’état civil ;
  • 75 ans pour les actes de naissance de l’état civil avec occultation des mentions marginales, ou 100 ans sans occultation de ces mentions ;
  • 100 ans pour les autres documents comportant des données à caractère personnel, sauf s’il s’agit de « données sensibles » au sens des articles 81 et 92 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite loi Informatique et Libertés ;
  • 150 ans pour les « données sensibles » au sens de l’article 8 précité, ou 100 ans si les documents ne sont accessibles qu’après création d’un compte-utilisateur.

L’AU 029 n’autorise pas la mise en ligne des documents comportant des données sensibles au sens de l’article 9 de la loi Informatique et Libertés.

Enfin, la mise en ligne de bases de données nominatives associées aux documents n’est autorisée que pour les documents de plus de 120 ans.

Les services d’archives sont tenus de respecter l’AU 029 qui a valeur prescriptive, la CNIL ayant un pouvoir normatif, et doivent procéder à un « engagement de conformité » sur le site Internet de cette autorité.

Mais l’AU 029 est un cadre général. Des dérogations peuvent être délivrées par la CNIL au cas par cas, comme ce fut le cas pour la diffusion en ligne et l’indexation nominative des registres matricules relatifs aux soldats de la Première Guerre mondiale qui a permis la mise en œuvre du projet Grand Mémorial (délibération de la CNIL n° 2013-281 du 10 octobre 2013).

Il convient enfin de préciser que l’AU 029 ne concerne pas les indexations et mises en ligne de documents d’archives par des tiers (associations, sociétés privées, etc.), qui doivent faire l’objet de demandes d’autorisation spécifiques auprès de la CNIL.

Bruno Ricard

  1. Article 8 : données relatives à la santé, à la vie sexuelle, aux opinions politiques, philosophiques ou religieuses, à l’appartenance syndicale et aux origines raciales ou ethniques. []
  2. Article 9 : infractions, condamnations et mesures de sûreté. []